¿Por qué la digitalización de los procesos fracasan en SOFIPOS y SOFOMES?

Cumplir con las normativas mientras se optimizan procesos puede ser un desafío para SOFIPOS y SOFOMES, especialmente cuando la digitalización no avanza como debería por falta de herramientas adecuadas, poca capacitación o resistencia al cambio. ¿Cómo podemos superar estos retos sin complicarnos más? 

Tecnologías como los sistemas OCR o las soluciones de firma digital no solo simplifican el día a día, también garantizan que cumplas con regulaciones locales e internacionales de manera segura y eficiente. En este artículo, te compartimos estrategias prácticas que ayudarán a minimizar riesgos, fortalecer la seguridad y avanzar en la digitalización del sector financiero.

La digitalización en entidades financieras de México

El crecimiento de las Sofipos en México no se detiene. Según la CNBV, al cierre del primer semestre de 2024, las 36 Sofipos en operación alcanzaron más de 17.5 millones de clientes, un aumento del 66.4% respecto al mismo periodo de 2023, a pesar de contar con 68 sucursales menos, la adopción de soluciones digitales y las sucursales de bolsillo están redefiniendo la manera en que estas instituciones acercan sus servicios financieros a más personas.

SOFIPOS y SOFOMES deben digitalizar sus procesos para garantizar un servicio más seguro, ágil y competitivo, sin embargo, a pesar de las ventajas que ofrecen los sistemas digitalizados, muchas iniciativas de transformación digital fracasan o no logran los resultados esperados. ¿Cuáles son las razones de estos fracasos y cómo pueden superarse?

La importancia de optimizar el proceso de digitalización en una empresa

Optimizar el proceso de digitalización de una empresa no solo implica modernizar la infraestructura tecnológica, sino también garantizar que cada etapa del flujo de trabajo sea más ágil y segura. En el caso de SOFIPOS y SOFOMES, donde el manejo de documentación sensible es constante, un sistema robusto de digitalización es esencial.

Digitalizar sin herramientas adecuadas dificulta la integración segura y coherente de la información, por ello, implementar un sistema para digitalizar documentos que utilice tecnología avanzada como biometría o verificación en tiempo real, asegura una mayor precisión y reduce los riesgos de fraude.

El proceso de digitalización de una empresa debe considerar no solo la conversión de documentos físicos a digitales, sino también la integración con otros sistemas críticos. Esto garantiza una operación más eficiente y una mejor respuesta ante auditorías o requerimientos legales.

Cómo digitalizar procesos en SOFIPOS y SOFOMES 

Para superar estos desafíos, es esencial contar con tecnologías avanzadas que optimicen cada etapa del proceso. Algunas herramientas clave incluyen:

• Sistemas OCR para digitalizar tus documentos: Estos sistemas permiten convertir documentos físicos en archivos digitales buscables, facilitando el acceso y la gestión de la información.
• Plataformas de firma digital: Aceleran la formalización de contratos con validez legal, reduciendo la necesidad de documentos en papel.
• Software para digitalizar documentos con verificación biométrica: Garantiza la autenticidad de las identidades y mitiga el riesgo de fraude.

Buenas prácticas para lograr una digitalización exitosa

• Evaluar las necesidades específicas: Identificar qué procesos requieren automatización prioritaria y qué soluciones se alinean mejor con las metas de la organización.
• Seleccionar el proveedor adecuado: Optar por un sistema para digitalizar documentos que cumpla con los requisitos legales y ofrezca soporte técnico especializado.
• Capacitar al personal: Garantizar que los colaboradores estén familiarizados con las nuevas herramientas para maximizar su adopción y eficiencia.
• Monitorear y ajustar: Implementar indicadores de rendimiento (KPIs) para evaluar el impacto de la digitalización y realizar mejoras continuas.

Errores comunes al implementar KYC Digital y Firma Electrónica

Implementar soluciones de KYC Digital ("Know Your Customer") y Firma Electrónica es esencial para garantizar el cumplimiento normativo y la seguridad operativa. Sin embargo, existen errores comunes que pueden afectar el éxito de estos proyectos.

1. Problemas de integración con sistemas heredados

Uno de los principales obstáculos al digitalizar los procesos es la integración con sistemas heredados. Muchas SOFIPOS y SOFOMES operan con tecnologías antiguas que no fueron diseñadas para interactuar con software moderno para digitalizar documentos o validar identidad.

La falta de compatibilidad puede causar inconsistencias en los datos, retrasos en los tiempos de respuesta y mayores costos operativos. Es fundamental elegir soluciones flexibles y con API abiertas que faciliten la interoperabilidad con los sistemas existentes. Además, es recomendable realizar pruebas piloto para identificar posibles fricciones antes de una implementación a gran escala.

2. Desafíos en la validación de identidad y biometría

La verificación de identidad digital es un componente crítico del proceso de digitalización de una empresa financiera. La implementación de tecnologías biométricas, como el reconocimiento facial o de huellas dactilares, presenta retos relacionados con la precisión, la privacidad y el cumplimiento normativo.

Un problema al digitalizar este proceso es la falta de calidad en las imágenes capturadas o el uso de bases de datos desactualizadas, lo que puede generar falsos positivos o rechazos indebidos. Para mitigar estos riesgos, es crucial adoptar un sistema para digitalizar documentos con tecnología OCR avanzada que garantice una captura de datos precisa y automatizada.

3. Subestimar la experiencia del usuario

Un error común es enfocarse exclusivamente en la tecnología y olvidar la experiencia del usuario final. Si el proceso de validación de identidad o firma electrónica es complejo o poco intuitivo, los clientes pueden abandonar el proceso o cometer errores.

Para optimizar la experiencia, es importante diseñar flujos simples, ofrecer asistencia en tiempo real y garantizar que el sistema para digitalizar documentos sea compatible con dispositivos móviles. Un proceso fluido no solo mejora la satisfacción del cliente, sino que también reduce las tasas de abandono y los costos de soporte.

4. Falta de monitoreo y actualización continua

La digitalización de los procesos no es un evento único, sino un ciclo continuo de mejora. Muchas organizaciones implementan software para digitalizar documentos sin establecer mecanismos de monitoreo constante, lo que impide detectar errores o vulnerabilidades a tiempo.

Es esencial contar con sistemas de auditoría automatizados que supervisen la calidad de los datos y el rendimiento de los procesos. Además, la actualización periódica de los sistemas es clave para mantenerse al día con las nuevas regulaciones y tecnologías emergentes.

Regulaciones como barrera para digitalizar: Casos reales y soluciones 

El proceso de KYC ("Know Your Customer") es esencial para prevenir el fraude y cumplir con las leyes contra el lavado de dinero. Sin embargo, digitalizar este procedimiento implica retos adicionales, ya que las normativas exigen verificaciones precisas y la conservación segura de los documentos.

Por ejemplo, en México, la Ley de Instituciones de Crédito y las disposiciones de la CNBV requieren que SOFIPOS y SOFOMES autentiquen la identidad de sus clientes de manera rigurosa. Esto ha llevado a que muchas entidades adopten software para digitalizar documentos con capacidades avanzadas como los sistemas OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) para capturar y validar información de identificaciones oficiales.

Cómo impactan las normativas en KYC Digital

A pesar de los beneficios, algunas entidades encuentran problemas al digitalizar procesos sensibles como KYC. Los más comunes incluyen:

• Integración con sistemas legados: Muchos sistemas heredados no son compatibles con las nuevas soluciones digitales.
• Errores en la captura de datos: Si el sistema para digitalizar documentos no cuenta con tecnología OCR avanzada, puede haber errores en la extracción de información.
• Cumplimiento incompleto: No todas las plataformas están actualizadas con los cambios regulatorios, lo que genera riesgos legales.

Estrategias para superar obstáculos regulatorios

Superar las barreras regulatorias en el proceso de digitalización de una empresa requiere una combinación de tecnología adecuada y un enfoque estratégico. Algunas estrategias efectivas incluyen:

• Implementar soluciones de firma digital certificada: Utilizar una plataforma que ofrezca firma digital certificada asegura la validez legal de los documentos. Estas soluciones no solo digitalizan procesos, sino que también cumplen con las exigencias regulatorias al proporcionar auditoría y trazabilidad.
• Adoptar un sistema OCR avanzado: Contar con un sistema OCR para digitalizar documentos mejora la precisión en la captura de información y facilita la verificación automatizada de identificaciones. Esto es especialmente importante en procesos KYC, donde cualquier error puede causar demoras o sanciones.
• Realizar auditorías continuas de cumplimiento: Establecer auditorías periódicas para revisar el cumplimiento de las normativas locales e internacionales es fundamental. Esto garantiza que el software para digitalizar documentos se mantenga actualizado y alineado con los requisitos legales.
• Colaborar con proveedores especializados: Elegir proveedores con experiencia en la digitalización de los procesos en el sector financiero reduce el riesgo de incumplimiento. Estos proveedores ofrecen soluciones adaptadas a las exigencias específicas de SOFIPOS y SOFOMES, facilitando la integración y la automatización.
• Capacitar al personal en regulaciones digitales: Asegurar que el equipo encargado del proceso de digitalización esté capacitado en las últimas regulaciones es clave para evitar errores. La formación continua permite adaptarse rápidamente a los cambios legales y operativos.

Firma Autógrafa Digital como pilar para prevenir fraudes y cumplir normativas

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FAD® cumple con normativas mexicanas e internacionales, incluyendo: 

• Códigos de Comercio y Federal de Procedimientos Civiles.
• Norma Oficial Mexicana 151 (comercio electrónico).
• Regulación de CNBV (contratación remota de productos financieros).
• Artículos 4.10 de la CUSF y 492 de la LISF.
• Leyes Modelo de UNCITRAL (comercio electrónico y firmas electrónicas).
• Regulaciones KYC/PLD del sector financiero mexicano (Ley de Instituciones de Crédito y Ley del Mercado de Valores).

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