Supongamos que quieres escanear un documento para facilitar la escritura o usar información de un contrato impreso como base para uno nuevo. Es posible que también pases mucho tiempo verificando nombres o información en documentos para ingresarlos a un sistema. En estos y muchos otros casos, la tecnología OCR puede ser un gran aliado.
Con OCR, puedes digitalizar documentos rápidamente usando tu celular o un escáner, identificando caracteres y extrayendo solo la información necesaria. ¿Conoces este proceso? ¿Te interesa aprender cómo el OCR puede beneficiar a tu negocio?
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¿Qué es la tecnología OCR?
OCR significa Reconocimiento Óptico de Caracteres. Esta tecnología convierte documentos como PDFs, imágenes de cámaras digitales y papeles escaneados en texto editable y buscable. Convierte imágenes en contenido legible, preservando las letras, palabras o frases del original. La tecnología OCR, aun sin una extensa literatura que detalle su funcionamiento, se fundamenta en tres principios: integridad, propósito y adaptabilidad, los cuales son esenciales para replicar la información con precisión.
¿Cómo funciona el OCR?
Para que el sistema OCR funcione, se necesita un método de entrada como un escáner, teléfono celular, cámara digital u otro dispositivo que capture el texto a buscar, modificar o editar. La imagen escaneada se analiza por sus áreas claras y oscuras en un proceso binario: las áreas negras se interpretan como caracteres y las blancas como fondo. Gracias al avance tecnológico, el software actual permite usar imágenes en color sin preocuparse por el contraste y existen técnicas para mejorar la imagen antes del OCR.
Principales tipos de OCR
Básicamente, existen 4 tipos de OCR que las empresas utilizan para maximizar la eficiencia en su rutina, así como la experiencia del usuario. Ellos son:
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Texto completo OCR
La herramienta más utilizada en las empresas, Full Text es capaz de replicar archivos de texto enteros, redefinir su formato final y convertirse en un gran aliado en diferentes operaciones como rellenar registros, por ejemplo.
OCR Zonal
Tecnología OCR que opera de acuerdo con estándares en la identificación de las partes de los archivos que necesitan ser extraídas y convertidas.
OMR
Este OCR no identifica textos, sino opciones marcadas en el documento, y es ampliamente utilizado en la corrección de plantillas, en loterías, etc.
ICR
Una tecnología compleja capaz de identificar textos escritos a mano o textos que no siguen un patrón, y a menudo se utiliza en conjunto con otras tecnologías como el Machine Learning, por ejemplo.
¿Cuáles son las ventajas de esta tecnología para su empresa?
Al convertir documentos y páginas impresas en texto editable, se abre la posibilidad de usar la información de maneras antes imposibles. Esto permite utilizar la información en registros, rellenar campos, realizar búsquedas de palabras clave, modificar contenido o usarlo en nuevos documentos, incrustar texto en sitios web o sistemas y guardar archivos en formato de texto, ahorrando espacio en la computadora.
Esto se traduce en procesos optimizados, mejor organización y almacenamiento de archivos. Entre las ventajas destacamos:
- Automatización de procesos: OCR facilita la automatización de entrada de datos, ahorrando tiempo. Además, permite extraer y convertir datos de documentos impresos y escaneados en el formato óptimo para su procesamiento y almacenamiento.
- Mejora en la experiencia del cliente: la tecnología OCR permite organizar y acceder fácilmente a los datos del historial del cliente, ofreciendo un soporte rápido y preciso, lo que mejora la satisfacción del cliente.
- Escalabilidad: ya que los datos no se ingresarán manualmente
- Seguridad: la tecnología OCR automatiza la entrada de datos, aumentando precisión y seguridad. Además, reduce el riesgo de pérdida o extravío de documentos impresos.
- Sustentabilidad: reducir el uso de documentos impresos
Todo ello facilita compartir y actualizar la información digitalmente, acelerando la toma de decisiones de forma eficiente. Además, la digitalización contribuye a que la organización sea más ecológica, al reducir el uso de papel e impresiones.
Esta tecnología beneficia a varios sectores, incluyendo bancos, constructoras, entidades financieras, aseguradoras, telecomunicaciones y despachos de abogados.
Los bancos, por ejemplo, usan OCR para extraer datos de documentos personales, agilizando la incorporación de clientes y el análisis de documentos en procesos formales.
Más allá del OCR tradicional con NAAT.TECH
Al considerar la integración de OCR en su negocio, es importante tener en cuenta factores como el tipo de documento, el volumen mensual de procesamiento de documentos, los recursos de su organización y su caso de uso. Nuestras soluciones le permiten realizar ventas de forma remota manteniendo la seguridad de los métodos presenciales. Consulte a nuestros especialistas para recibir asistencia personalizada para su empresa.
