¿Cómo implementar un proceso de onboarding digital seguro?

El onboarding se ha vuelto clave en el sector financiero para contratar servicios y productos a distancia, ya que combina dos aspectos esenciales: seguridad y agilidad. 

Aunque al principio se usaba principalmente en recursos humanos para integrar nuevos empleados o en trámites administrativos, hoy es una herramienta poderosa para captar clientes de manera eficiente.

En este artículo, te mostraremos cómo diseñar un plan de onboarding y en qué momento implementarlo para llevar tu negocio al siguiente nivel. 

5 pasos fundamentales para crear un plan de onboarding

Construye una estructura colaborativa 

La transformación digital comienza dentro de la organización, integrando equipos tradicionales con digitales. Es fundamental asignar a alguien que se enfoque en el objetivo principal: lograr un onboarding digital eficiente para los clientes.

Los perfiles ideales para este rol suelen ser el Director de Transformación Digital, el Director de Innovación o el Chief Information Officer.

Una vez definido el líder, el siguiente paso es construir una estructura colaborativa. Este equipo será clave para implementar, gestionar y asegurar que la experiencia digital del cliente sea fluida y efectiva. 

¿Cómo están organizando este proceso en su empresa?

Define objetivos del proyecto

Identificarlos puede ser el primer paso para establecer metas SMART: específicas, medibles, alcanzables, relevantes y con tiempos definidos.

Algunos objetivos que ya han logrado líderes en transformación digital con un buen proceso de onboarding son:

• Simplificar el onboarding tradicional: Optimizar el proceso de incorporación de clientes, eliminando burocracia y pasos innecesarios para hacerlo más accesible y rápido.
• Implementar procesos de onboarding a distancia: Permitir que los usuarios completen su registro desde cualquier lugar mediante soluciones digitales, sin necesidad de acudir a sucursales físicas.
• Crear nuevos canales de contacto con los clientes: Establecer diferentes vías como apps, chatbots o plataformas web para facilitar la comunicación y mejorar la interacción con los usuarios.
• Consolidar un expediente electrónico con datos biométricos: Crear un registro digital único que integre información relevante, como biometría, para garantizar la autenticidad y seguridad de los datos.
• Centralizar la contratación en una sola plataforma: Unificar todas las etapas del proceso de contratación en un sistema integrado, reduciendo tiempos y errores operativos.
• Mejorar la experiencia del cliente en la integración (KYC/AML): Hacer que los procesos de Conoce a tu Cliente (KYC) y Anti-Lavado de Dinero (AML) sean rápidos, intuitivos y sin fricciones para los usuarios.
• Reducir el fraude por robo de identidad o falsificación de documentos: Incorporar tecnologías avanzadas como biometría o validación digital para prevenir actividades fraudulentas en los procesos de registro y contratación.
• Agilizar la validación de identidad con entidades gubernamentales: Vincular plataformas de onboarding con bases de datos oficiales para verificar identidades en tiempo real y con mayor precisión.
• Cumplir normativas: Adaptar los procesos digitales a las disposiciones regulatorias para garantizar el cumplimiento legal en cada operación.
• Garantizar la seguridad al integrar el onboarding digital en tus aplicaciones: Incorporar medidas robustas de ciberseguridad, como encriptación y autenticación, para proteger los datos de los usuarios en cada interacción.
• Adaptarse a regulaciones específicas para el onboarding digital: Asegurar que las soluciones de registro cumplan con legislaciones particulares de cada región o sector, ofreciendo flexibilidad y cumplimiento normativo. 
  

¿Tu negocio ya está listo para dar este paso?

Invierte en la mejor tecnología

El rol principal de un líder en transformación digital es investigar a fondo. ¿Ya has pensado en las herramientas tecnológicas que podrían optimizar tus procesos? Esto incluye analizar las características del software, cómo implementarlo y las inversiones necesarias para adquirirlo.

Un buen software no solo reduce costos, también integra procesos tradicionales de forma eficiente. Imagínate poder validar documentos en tiempo real, verificar identidades con biometría y almacenar expedientes electrónicos, todo desde una sola plataforma.

Por ejemplo, algunas funciones clave que podrías considerar son:

● Prueba de vida

● Validación de huella dactilar

● Cierre de onboarding con firma digital

● Comparación de firma con identificación oficial

● Comparación de rostro en tiempo real con la identificación

Antes de elegir un software, busca una opción que permita completar el proceso en menos de 10 minutos. ¿Tu sistema actual lo consigue?

Realiza pruebas del proceso

Según tu presupuesto y capacidad, comienza con pruebas de implementación. Esto te ayudará a medir rápidamente los resultados y a evaluar cómo se adapta tu proceso de onboarding como parte de una nueva estrategia. Estas pruebas pueden facilitarte la decisión. Recuerda considerar las normativas relacionadas con el onboarding presencial.

Te recomendamos invertir en tecnología integral que te permita implementar de forma gradual y, al mismo tiempo, escalar tu estrategia con el mismo software. Así optimizas recursos y cumples con los estándares actuales de calidad. 

Mejora el proceso de onboarding digital

Una vez que las pruebas hayan cumplido tus objetivos o logres resultados positivos, ya sea de manera presencial o a distancia, es momento de optimizar y mejorar continuamente. Aquí hay algunos pasos clave para seguir avanzando:

• Facilita el proceso para tu cliente. Asegúrate de contar con un software que ofrezca videoconferencias en tiempo real o grabaciones para futuras consultas. Además, busca soluciones que permitan validar identidades y firmar contratos de forma sencilla con nuevos clientes o socios.
• Mantén el contacto. Dale la bienvenida a tus clientes por correo o WhatsApp, infórmales de los pasos a seguir y anímalos a unirse a tu comunidad en redes. 
• Hazlo fácil. Crea tutoriales prácticos para que aprender a usar el onboarding digital sea rápido y sencillo.
• Fideliza con beneficios. Implementa estrategias como cuentas digitales o promociones exclusivas para compras online.
• Apoya la cultura paperless. Reduce el uso de papel en tu empresa con contratos digitales. Esto no solo ahorra tiempo y dinero, también es un gran aporte para ser más sostenibles.
  

¿Qué podrías mejorar hoy para darles a tus clientes una experiencia más ágil y cercana?

Comienza un plan de inducción de nuevos clientes con Onboarding 3.0

Onboarding 3.0 es una solución completamente digital para mejorar el proceso de onboarding de clientes. Con una inversión mínima y grandes resultados, puedes lograr una alta tasa de adquisición y construir un plan de onboarding exitoso.

Lo mejor es que un buen plan de onboarding puede empezar en cualquier momento. Aquí tienes algunas claves para lograrlo:

• Crea una estructura colaborativa.
• Define los objetivos del proyecto.
• Apuesta por la mejor tecnología.
• Realiza pruebas del proceso.
• Optimiza continuamente el onboarding digital.

¿Es momento de mejorar tu proceso actual o de dar el primer paso? Reflexiona sobre quién liderará este proyecto en tu equipo y cómo asegurarás que cumpla con los objetivos establecidos. ¡La transformación está en tus manos!

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