Durante años, firmar un documento significaba hacerlo a mano sobre papel. Pero los tiempos han cambiado y ahora hay distintos tipos de firma.
La tecnología ha revolucionado la seguridad de las firmas
Con la era digital, las firmas electrónicas y digitales se han vuelto esenciales para celebrar contratos, siendo ampliamente adoptadas por empresas y profesionales para agilizar la validación de documentos, contratos y transacciones financieras.
Con esto en mente, este artículo explica los tipos de firmas de documentos: características, diferencias, aspectos legales y cómo elegir la más adecuada.
Diferencias clave entre firma tradicional, digital y electrónica
Aquí detallaremos las diferencias clave entre los 3 tipos de firmas más usados por empresas: tradicionales, electrónicas y digitales.
Firma tradicional (manuscrita)
Como sabemos, la firma tradicional ocurre cuando dos o más partes acuerdan términos en persona y de su puño y letra. Aún es común, especialmente en empresas tradicionales o con pocos recursos tecnológicos.
Firma electrónica
La firma electrónica abarca varias formas de identificación electrónica, no solo la firma de documentos online, sino también el uso de llaves electrónicas, tokens y biometría.
Al elegir una, es crucial considerar sus funciones: demuestra la intención de firmar y verifica los documentos firmados. Ofrece métodos para confirmar la identidad de los firmantes y legaliza las firmas a un costo generalmente menor que las suscripciones digitales.
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Firma digital
A diferencia de la firma electrónica, la firma digital es específica para documentos en medios digitales. Su validez legal se apoya en los principios de Fiabilidad de equivalencias funcionales (Atribución, Integridad y Accesibilidad) según las normas de UNCITRAL, que regulan las soluciones de firma electrónica.
Los beneficios de la firma digital incluyen mayor seguridad por el cifrado, autenticidad y trazabilidad, además de estar respaldada por ley mexicana y autorizada por entidades gubernamentales o certificadoras.
Aunque su costo es mayor por requerir certificados digitales de todas las partes, es importante notar las diferencias clave entre firma digital y electrónica, a pesar de su base tecnológica común y su objetivo de simplificar el proceso de firma.
¿Por qué elegir la firma electrónica o digital en lugar de la manuscrita?
Aunque las firmas electrónicas y digitales cumplen la misma función que las manuscritas, ofrecen ventajas significativas al compararlas. Por ello, su adopción masiva por empresas. Destacamos tres puntos principales a continuación.
Ahorro de costos
Gracias al proceso completamente online a través de dispositivos como computadoras, tabletas o smartphones, las firmas en línea eliminan la necesidad de estar físicamente presentes.
Si los involucrados no pueden reunirse, no hay que enviar documentos físicos para firmar. Se envían de manera virtual, ahorrando en costos de transporte y combustible. Además, optar por una solución online reduce gastos en autenticación de firmas notariales.
Agilidad y practicidad
Igual que el proceso en línea ahorra costos, también optimiza el tiempo; todo se hace más rápido e incluso al instante. Con las firmas electrónicas, incluso los contratos internacionales, se realizan de forma ágil y segura.
Sustentabilidad
En algunos casos, la firma tradicional puede ser preferible para generar documentos físicos. Sin embargo, las firmas electrónicas reducen el uso de papel, lo que no solo disminuye costos, sino también residuos, fomentando una mayor conciencia sobre el consumo de materiales y optimizando el espacio de trabajo.
Protección biométrica en la firma digital de NAAT.TECH
Como puede ver, las firmas electrónicas y digitales son clave en la gestión documental empresarial. Existen varias plataformas de suscripción virtual, destacando FAD®, Firma Autógrafa Digital. Esta plataforma permite firmar documentos digitalmente a distancia, sin importar la ubicación de los participantes. Nuestro proceso verifica la identidad del firmante, reduciendo el fraude de identidad hasta un 98% y mejorando la seguridad empresarial.
