O que é tecnologia OCR?

Vamos supor que você queira digitalizar um documento para facilitar a digitação, ou mesmo usar as informações de um contrato já impresso como base para um novo documento ou cadastro. É provável, ainda, que você gaste muito tempo conferindo nomes ou informações nos documentos impressos para inserir em um sistema interno. Em qualquer desses casos — e em muitos outros — a tecnologia OCR poderia ser uma grande aliada. 

Com ela, é possível realizar a ocerização dos documentos, convertendo todos os conteúdos de que você precisa para o formato digital em poucos minutos, usando o celular ou um scanner, rastreando os caracteres e até extraindo somente as informações de que você precisa. 

Você já ouviu falar sobre esse processo? Que tal saber mais sobre o OCR e como ele pode ajudar nos seus negócios? 

Acompanhe o nosso post!

O que é a tecnologia OCR?

OCR é a sigla referente a Optical Character Recognition (que em português, pode ser traduzido como Reconhecimento Óptico de Caracteres). A tecnologia, em linhas gerais, possibilita a conversão de documentos de várias espécies, como arquivos em PDF, imagens capturadas por câmera digital, papéis escaneados, entre outros, em dados que o usuário poderá pesquisar e editar através de um computador ou dispositivo similar.

Ele transforma a imagem obtida em um conteúdo legível e editável de letras, palavras ou frases — similar ao que estava no documento original. Como ainda não se tem uma literatura vasta para explicar com exatidão o que está por trás do reconhecimento óptico, a tecnologia se baseou em três mecanismos básicos da área para ser desenvolvida: integridade, fim e adaptabilidade. Juntos, eles compõem a base do OCR, permitindo que ele seja capaz de replicar informações de forma precisa.

Como funciona o OCR?

Para que o sistema de OCR opere, é preciso usar um método de entrada para o computador: no caso, vale um scanner, celular, uma máquina fotográfica digital ou outro dispositivo de hardware que capture o texto que se deseja pesquisar, alterar ou editar. Geralmente a imagem digitalizada é medida de acordo com suas áreas claras e escuras, como em um processo binário: as áreas em preto serão consideradas figura (ou seja, um caractere), enquanto as áreas brancas serão tidas como fundo.

Com o avanço da tecnologia, softwares mais atualizados permitem a utilização também de imagens coloridas, não sendo necessária a preocupação com o contraste. Também existem técnicas de aprimoramento da imagem que a preparam antes de realizar o OCR.

Principais tipos de OCR

Basicamente, existem 4 tipos de OCR que as empresas usam para maximizar a eficiência em sua rotina, assim como a experiência dos usuários. São eles:

Full text OCR

Ferramenta mais usada nas empresas, o Full Text é capaz de replicar arquivos em texto inteiros, redefinindo seu formato final e se tornando grande aliada em diferentes operações como preenchimento de cadastros, por exemplo.

OCR Zonal

Tecnologia OCR que opera seguindo padrões na identificação das partes dos arquivos que precisam ser extraídas e convertidas.

OMR

Este OCR não identifica textos, mas opções marcadas no documento, sendo bastante aplicada na correção de gabaritos, em loterias e etc.

ICR

Tecnologia complexa capaz de identificar textos escritos à mão ou que não seguem um padrão, sendo muitas vezes usada em conjunto com outras tecnologias como o Machine Learning, por exemplo.

Quais são as vantagens dessa tecnologia para sua empresa?

Quando você consegue transferir documentos e páginas impressas para um formato legível no computador em forma de texto editável, torna-se possível utilizar as informações de diversas maneiras, o que antes seria impossível.

Você poderá utilizar as informações em processos de cadastro; no preenchimento de campos; fazer buscas internas por palavras-chave; alterar o conteúdo ou recortar parte dele para usar em novos documentos; incorporar o texto em um site ou sistemas internos e guardar o arquivo em formato de texto, ocupando muito menos espaço em seu computador.

Isso significa que você terá vantagens no que se refere à otimização de processos, além de melhor organização e armazenamento dos arquivos. Podemos destacar como vantagens:

• Automação dos processos: com o OCR é possível automatizar a entrada de dados, gerando uma maior economia de tempo. Além disso, a ferramenta permite ainda extrair e converter dados de documentos impressos e digitalizados ao formato mais adequado para processamento e armazenamento; 
• Melhor experiência do cliente: com a tecnologia OCR é possível ainda dispor todos os dados do histórico do cliente de forma organizada e acessível, possibilitando um suporte mais rápido e assertivo. O que por sua vez se reflete em uma melhor experiência e satisfação do cliente; 
• Escalabilidade: já que os dados não serão digitados manualmente; 
• Segurança: a tecnologia OCR elimina processos manuais de entrada de dados, automatizando tarefas e elevando o nível de precisão e segurança nessas operações. Além disso, a empresa reduzirá os riscos de perder ou extraviar seus documentos impressos; 
• Sustentabilidade: redução do uso impresso de documentos.
  
  

Tudo isso, sem falar que será mais fácil compartilhar as informações guardadas em meio digital, atualizá-las e acelerar com eficiência as tomadas de decisão. A organização pode ainda dizer que se tornou ambientalmente mais responsável, visto que a digitalização de dados permitirá a redução de uso de papel e de impressões.

Essa tecnologia é aplicável, ainda, em diversos setores, como mercado bancário, construtoras, instituições financeiras, seguradoras, telefonia e escritórios de advocacia.

Os bancos, por exemplo, utilizam o OCR para extração de informações de documentos pessoais, para agilizar o onboarding (cadastro) dos clientes ou para o processo de análise dos documentos na formalização.

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Existem vários fatores a considerar quando se pensa em integrar o OCR no seu negócio. Tais fatores podem ser o tipo de documento, o volume de processamento de documentos por mês, os recursos da sua organização, o seu caso de utilização, e assim por diante.

Com nossas soluções de ponta a ponta, tudo o que precisa de fazer é falar com um de nossos especialistas para que ele possa te ajudar com o caso específico da sua empresa.